Una empresa de gestión de viajes de negocios proporciona numerosos beneficios a las grandes y pequeñas empresas. Desde ahorros en los costos de viaje hasta la organización de múltiples itinerarios, ninguna empresa o viajero corporativo puede permitirse el lujo de eludir los servicios de una agencia de viajes de negocios, especialmente si viajan con frecuencia. Pero dada la gran cantidad de empresas de gestión de viajes de negocios que existen, ¿cómo se selecciona la empresa adecuada? Siga leyendo para averiguarlo.

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¿Qué es la gestión de viajes de negocios?

La función de la gestión de viajes de negocios es administrar las necesidades de viaje de los empleados de una empresa, los costos relacionados y cumplir con las políticas de viajes corporativos.

Una empresa dedicada a la gestión de viajes de negocios es responsable de administrar todos los aspectos de los viajes de negocios para el personal de la empresa, desde la firma de contratos con aerolíneas, cadenas hoteleras y empresas de alquiler de automóviles hasta la organización de otros servicios relacionados. Las organizaciones más grandes suelen emplear agentes de viajes internos, mientras que las empresas más pequeñas subcontratan sus necesidades de viajes de negocios a empresas externas de gestión de viajes de negocios.

¿Por qué utilizar una empresa de gestión de viajes de negocios?

Después de los salarios y las bonificaciones, los viajes y sus gastos asociados son el costo de control más alto de una empresa. La función de gestión de viajes de negocios para empresas es, por tanto, de importancia estratégica.

Una empresa de gestión de viajes de negocios establece contratos con aerolíneas y hoteles para garantizar que los empleados de una empresa siempre puedan encontrar vuelos, transporte y habitaciones de hotel adecuados cuando los necesiten. Es a través de estos agentes que las empresas pueden obtener importantes descuentos en viajes. Este no sería el caso si el viajero corporativo hubiera reservado el vuelo o la habitación del hotel por sí mismo.

¿Cómo seleccionar una buena empresa de gestión de viajes de negocios?

Dado que existen muchas empresas de gestión de viajes de negocios diferentes, deberá determinar qué agencia satisfará las necesidades específicas de su empresa. A continuación, encontrará seis preguntas esenciales que ayudarán a facilitar su selección.

1. ¿Cuáles son los costos y ahorros?

Cada agencia de viajes de negocios tiene que cobrar una tarifa por sus servicios, pero usted debe determinar cómo se pueden compensar sus tarifas con los ahorros que obtendrá a través de mejores tarifas. Para la mayoría de las empresas, las tarifas se compensan con los ahorros potenciales y dichos servicios demuestran ser muy valiosos a largo plazo, especialmente si su personal necesita viajar por negocios con regularidad.

Dado que las empresas de gestión de viajes de negocios establecidas tienen excelentes contactos en el viaje y Turismo industria, pueden transferir los descuentos en vuelos, transporte y habitaciones de hotel a sus empleados. Además, cuando todas sus necesidades de viaje las gestiona una agencia subcontratada, sus empleados pueden concentrarse en sus tareas diarias en lugar de dedicar su tiempo a buscar vuelos y habitaciones de hotel.

2. ¿Ofrecen personalización?

No hay dos empresas que tengan exactamente las mismas necesidades de viaje. Por esa razón, algunas agencias de viajes de negocios brindan servicios de personalización para aquellas empresas en sectores específicos.

Si opera en un sector especializado, por ejemplo, en TI, derecho, organizaciones sin fines de lucro, ventas, etc., debe considerar elegir una agencia especializada para su soporte de viajes corporativos. También hay agencias más grandes que tienen departamentos dedicados para atender a su sector.

3. ¿Qué experiencia tienen las empresas de gestión de viajes de negocios?

Además de la personalización, también debe considerar la frecuencia con la que viajan sus empleados y a dónde viajan. Existen agencias de viajes corporativas que solo se especializan en viajes al extranjero o viajes nacionales. Para seleccionar el correcto, debe averiguar si sus empleados solo viajan a destinos locales o al extranjero. Si utiliza una empresa de gestión de viajes que no tiene la experiencia adecuada en la gestión de viajes internacionales, es probable que tenga problemas a la hora de lidiar con cambios de itinerario de última hora, retrasos o emergencias. Necesita un agente de viajes con mucha experiencia para brindar a sus empleados soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana en todo el mundo.

Si bien hay algunas pequeñas agencias de viajes corporativas que solo se enfocan en viajes nacionales, pueden ser parte de una red más grande que puede ofrecerle viajes internacionales. Gestión de viajes. Esto está bien siempre que puedan brindarle el mismo nivel de soporte en toda la red.

4. ¿Qué tecnologías se utilizan?

Cuando una empresa utiliza tecnología de punta para ofrecer un servicio a sus clientes, generalmente se refleja bien en ellos. Las agencias innovadoras que se mantienen al día con las últimas tendencias tecnológicas tienen más probabilidades de tener éxito en industrias competitivas. Querrá asociarse con aquellas agencias que tienen equipos de expertos en tecnología que implementan interfaces de usuario fluidas y un diseño intuitivo de reserva de viajes.

Todas las empresas modernas deben automatizarse y optimizarse. Es mejor encontrar una agencia que aproveche las últimas tendencias y sistemas tecnológicos. Asegúrese de preguntarles sobre el sistema de distribución global que utilizan, así como sobre cualquier aplicación o software que puedan proporcionar para su negocio.

5. ¿Qué tipo de informes ofrecen?

Hay mas para gestión de viajes corporativos que simplemente organizar viajes de negocios. Las tareas de una empresa de gestión de viajes de negocios implican establecer objetivos, tomar decisiones importantes y supervisar los resultados de forma continua. Para establecer conexiones a largo plazo con una agencia de viajes, deben proporcionarle una estrategia que funcione para ambos.

Cuando busque la empresa de gestión de viajes de negocios adecuada, averigüe qué tipo de informes tienen disponibles para sus clientes y si puede tener acceso a ellos cuando lo necesite. La agencia adecuada debe ayudarlo a evaluar los informes y realizar modificaciones, si es necesario.

6. ¿Pueden cumplir o superar sus expectativas?

Por último, debe asegurarse de que la agencia que elija le ofrecerá un servicio y una comunicación excelentes. Antes de firmar el contrato, asegúrese de dejarles perfectamente claras sus expectativas. Cree un plan para reuniones y revisiones periódicas con la empresa de gestión de viajes de negocios. También debe describir sus objetivos comerciales en el contrato de servicio. Esto se puede hacer creando métricas específicas junto con detalles de la política de viajes de su empresa.

Al comunicarse regularmente con su agente de viajes corporativo, tendrá una buena oportunidad de rastrear y monitorear su desempeño. Sin embargo, para ahorrarse el tiempo y la molestia de realizar ajustes destinados a mejorar el rendimiento, debe optar por una agencia de gran reputación y bien establecida con muchos comentarios positivos de los clientes.

Ventajas de utilizar empresas de gestión de viajes de negocios

Como se mencionó anteriormente, las empresas pueden beneficiarse de ahorros a largo plazo cuando optan por los servicios de una agencia de viajes corporativa para administrar sus viajes de negocios. Pero hay muchas más ventajas de las que puede que no seas consciente.

El siguiente artículo, "Empresa de gestión de viajes: beneficios de utilizar una empresa TMC" proporciona todos los detalles de las principales razones y beneficios de utilizar una empresa de viajes de negocios.

Cómo las empresas de viajes pueden beneficiarse de las agencias de gestión de viajes de negocios

Las empresas de viajes como hoteles, aerolíneas y alquiler de coches pueden aumentar sus reservas de forma significativa si aprovechan la oportunidad única que ofrecen las empresas de gestión de viajes de negocios. Pueden hacerlo conectándose con el mismo sistema que las empresas de gestión de viajes: a sistema de distribución global. GDS ayudará a los hoteles a establecer relaciones beneficiosas con las empresas de gestión de viajes de negocios y, por lo tanto, atraerá a más viajeros corporativos.

"Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios" es un artículo detallado que explica las formas en que las empresas de gestión de viajes de negocios pueden ayudar a los hoteles a atraer más viajeros corporativos. El artículo también revela una lista de las mejores agencias de viajes de negocios.

Su agente de viajes de negocios no solo debe compartir los objetivos de su empresa y respaldar las necesidades de viaje de su personal, sino que también debe reflejar su política de viajes. Al elegir la mejor agencia, ahorrará en gastos de viaje y hará que su negocio sea más atractivo para los proveedores.

Más consejos sobre viajes de negocios

El mercado de viajes corporativos está recibiendo un mayor enfoque por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando sus costos están cubiertos por su empleador. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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