Con la globalizzazione che contribuisce a rendere i viaggi d'affari più importanti che mai, la disciplina della gestione dei viaggi è ora cruciale per ottimizzare le prestazioni complessive. È importante capire che i viaggi aziendali sono complicati, quindi non dovrebbero essere organizzati a casaccio o all'ultimo minuto. In questo articolo scoprirai di più sulla gestione dei viaggi in sé e sul valore delle società di gestione dei viaggi che aiutano a ottimizzare la tua strategia.

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Che cos'è la gestione dei viaggi?

La gestione dei viaggi è una specializzazione, che si basa sull'organizzazione di viaggi aziendali, sul monitoraggio delle varie spese di viaggio e sull'elaborazione di una strategia di viaggio completa. Come disciplina, ha lo scopo di aiutare le aziende e i loro dipendenti a ottimizzare il modo in cui affrontano le loro esigenze di viaggio. Ciò significa assicurarsi che tutto sia gestito correttamente, riducendo al minimo qualsiasi impatto negativo su cose come produttività e risultati finanziari.

Quali sono i vantaggi della gestione dei viaggi per le aziende?

Uno dei principali vantaggi della gestione dei viaggi è la capacità di ridurre i costi associati ai viaggi. Questo può includere tutto, dai biglietti aerei, alle tariffe delle camere d'albergo e all'assicurazione di viaggio. In generale, gli specialisti della gestione dei viaggi avranno contatti nel settore e un'esperienza sufficiente per trovare o negoziare le migliori offerte.

Affidando la responsabilità a un travel manager dedicato o a un team di gestione dei viaggi, i singoli dipendenti possono anche dedicare molto più tempo alle attività quotidiane fondamentali e meno tempo alla pianificazione dei viaggi.

Una volta definita una strategia di viaggio, coloro che offrono servizi di gestione dei viaggi possono anche aiutarti a migliorare continuamente tale strategia, segnalando le spese di viaggio d'affari e suggerendo modifiche utili.

Agenti di viaggio interni contro agenti di viaggio esterni

Esistono due approcci principali che le aziende possono adottare: gestire la gestione dei viaggi internamente o esternalizzarla a un'agenzia di viaggi esterna, ed entrambi gli approcci presentano vantaggi e svantaggi.

Agente di viaggio interno

L'utilizzo di un agente di viaggio interno per scopi di gestione dei viaggi significa che la responsabilità della gestione della strategia di viaggio rimane all'interno della propria attività. Impiegherai qualcuno specifico per il ruolo o qualcuno che è già alle tue dipendenze si assumerà queste responsabilità.

In termini di vantaggi, questo ti permette di scrutare il lavoro dell'agente di viaggio più facilmente che con un agente esterno, ed eviti anche di pagare la commissione o il canone di abbonamento che un agente esterno richiederebbe. D'altra parte, è necessario assumere qualcuno per il ruolo o avere un dipendente attuale che divide il proprio tempo.

Agenzie di viaggio aziendali esterne

L'alternativa è lavorare con un'agenzia esterna di gestione dei viaggi aziendali. Ciò significa affidare la responsabilità della gestione dei viaggi a un'altra azienda specializzata in questa disciplina. Non impiegherai la persona che gestisce la tua strategia di viaggio, ma la pagherai, o tramite una commissione sulle prenotazioni, o tramite una quota di abbonamento.

I vantaggi di questo approccio includono la possibilità per i propri dipendenti di fare altre cose e l'acquisizione di informazioni esperte da un'azienda che si concentra esclusivamente sulla gestione dei viaggi. C'è anche la possibilità di ottenere tariffe di viaggio più convenienti. Tuttavia, può essere più difficile esaminare il lavoro preciso che svolgono, quindi è necessario un livello di fiducia.

Quali sono i compiti di un agente di viaggio?

Indipendentemente dal fatto che tu assuma un travel manager o un agente o scelga di esternalizzare a una società esterna, le attività principali saranno molto simili. Alcune delle funzioni e responsabilità più importanti sono spiegate di seguito:

1. Pianificazione del viaggio

A livello di base, i viaggi d'affari devono essere pianificati in anticipo, in modo che tutte le basi siano coperte. Ciò comporta, tra le altre cose, la selezione delle date giuste per il viaggio, nonché l'individuazione degli orari migliori per i voli, la posizione migliore per l'alloggio, la necessità o meno di trasferimenti aeroportuali e così via.

Lasciare la pianificazione del viaggio nelle mani esperte di un travel manager, o di una società di gestione dei viaggi, contribuirà a garantire che nulla venga dimenticato. La loro profonda conoscenza del industria del turismo può anche essere prezioso.

2. Negoziazione

Una gran parte di gestione dei viaggi aziendali prevede l'organizzazione di viaggi d'affari al miglior prezzo possibile. Per raggiungere questo obiettivo, è probabile che sia necessaria una negoziazione con una varietà di fornitori diversi.

Le società di gestione dei viaggi sono perfettamente attrezzate per gestire questa responsabilità, perché il loro personale avrà esperienza nelle trattative. È anche molto più probabile che abbiano stretti contatti in diverse parti del settore dei viaggi, consentendo loro di ottenere tariffe speciali che altrimenti potrebbero essere irraggiungibili per te.

3. Organizzare l'alloggio

Un'altra responsabilità fondamentale nella gestione dell'organizzazione del viaggio è l'organizzazione di alloggi adeguati per i viaggiatori d'affari. Ciò significa esaminare tutte le opzioni disponibili, inclusi hotel, bed and breakfast e alloggi condivisi. Significa anche prenotare il giusto numero di camere, per il giusto numero di giorni, al giusto prezzo.

Quando le aziende non hanno tempo sufficiente, tendono a cercare semplicemente un alloggio economico o un alloggio nella posizione giusta. Tuttavia, un travel manager potrà prendersi il tempo necessario per soppesare tutte le diverse esigenze, valutarle e trovare un alloggio che soddisfi il maggior numero possibile di caselle, pur rimanendo sotto budget.

4. Trasporto

Il trasporto costituisce una parte importante della pianificazione del viaggio e un bene società di gestione dei viaggi o un professionista può aiutarti gestendo in anticipo tutte le tue esigenze di trasporto. Ciò potrebbe includere cose come la prenotazione di voli, la sicurezza di un'auto a noleggio, l'organizzazione di trasferimenti aeroportuali, l'acquisto di biglietti del treno o la prenotazione di abbonamenti di viaggio scontati.

L'ottimizzazione della strategia di viaggio aziendale richiede che tutte queste cose siano organizzate in anticipo, al miglior prezzo possibile, garantendo nel contempo a tutti i viaggiatori d'affari di arrivare dove devono essere in tempo.

5. Pianificazione di riunioni ed eventi

In generale, i viaggi d'affari saranno incentrati sulla partecipazione a riunioni o eventi aziendali e c'è molto lavoro da fare per organizzarli. Ad esempio, dovrai assicurarti che tutti coloro che partecipano a un evento abbiano le credenziali giuste per entrare e che sappiano dove stanno andando e cosa stanno facendo.

Se stai effettivamente ospitando l'evento aziendale, il processo di pianificazione diventa ancora più complicato. Ad ogni modo, i servizi di gestione dei viaggi di alta qualità saranno utili, aiutandoti a far fronte al lato logistico.

6. Gestire le spese di viaggio

Infine, la gestione delle spese di viaggio è probabilmente la parte principale del lavoro e un travel manager professionista sarà molto meglio attrezzato per gestirlo rispetto a qualcuno senza una reale esperienza nel ruolo. Infatti, bene società di gestione dei viaggi ti aiuterà a semplificare le spese, in modo che alloggio ed extra siano tutti in un'unica fattura.

Lavorare con un'azienda professionale può anche aiutarti a gestire le finanze della tua azienda. I report finanziari consolidati facilitano la lettura e il tuo travel manager può analizzare questi report e individuare le aree di miglioramento.

In che modo le aziende di viaggio possono trarre vantaggio dalle aziende di gestione dei viaggi

Nel mondo globalizzato di oggi, i viaggi aziendali regolari sono ormai un semplice fatto di vita per molte organizzazioni. Tuttavia, sta anche diventando più comune per le aziende rivolgersi ad agenti di viaggio aziendali o società di gestione dei viaggi professionali per assistenza. Un agente può quindi aiutare un'azienda a ottimizzare la propria strategia di viaggio in vari modi, spesso assumendosi la responsabilità della prenotazione di voli, noleggio auto, alloggio ed eventi. Per i proprietari di hotel, questo significa che gli agenti di viaggio aziendali fungono da prezioso collegamento con i viaggiatori d'affari.

Al fine di prenotare effettivamente alloggio, voli e trasporti per i clienti aziendali, la maggior parte degli agenti di viaggio aziendali si rivolgerà a un sistema di distribuzione globale, oppure Sistema GDS in breve. Con questo in mente, è importante che le aziende che operano nel settore dei viaggi apprezzino compagnie aeree, autonoleggi o hotel che cercano di massimizzare il loro appeal per i viaggiatori d'affari si connettono anche con i principali sistemi GDS. Ciò consentirà quindi agli agenti di viaggio di accedere a informazioni in tempo reale, ad esempio sulle tariffe e sulla disponibilità delle camere dell'hotel, aumentando le possibilità che si rivolgano al tuo hotel per le loro esigenze di viaggio d'affari e aumentando le tue entrate nel processo.

I nostri “Sistema di distribuzione globale (GDS): quali sono i vantaggi per gli hotel? L'articolo fornisce maggiori informazioni sui principali sistemi GDS, sul loro funzionamento effettivo e sui modi in cui possono essere utili alle aziende che operano nel settore dei viaggi.

Elenco delle società di gestione dei viaggi

Un numero crescente di aziende sta esternalizzando la responsabilità della gestione dei viaggi d'affari a società di gestione dei viaggi, beneficiando dei loro contatti nel settore, delle conoscenze specialistiche e del supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 nel processo. Per gli hotel, la connessione con i sistemi di distribuzione globale utilizzati da questi agenti di viaggio può aiutare ad attirare più ospiti in viaggio d'affari.

Nell'articolo "Agenzie di viaggio aziendali per hotel per acquisire più viaggiatori d'affari", imparerai di più sul ruolo degli agenti di viaggio aziendali, scoprirai perché le aziende stanno esternalizzando sempre più la gestione dei viaggi e capirai perché questi agenti di viaggio sono preziosi per gli hotel che cercano di attrarre viaggiatori d'affari.

I viaggi aziendali sono una componente chiave della gestione di un'azienda moderna e, insieme agli stipendi e ai costi di marketing, rappresentano anche una delle spese maggiori. Per questo motivo, è imperativo che tu ottenga il massimo valore per i tuoi soldi. La gestione del viaggio può aiutare in questo, garantendo allo stesso tempo che tutti gli elementi logistici siano gestiti correttamente.

Ulteriori suggerimenti sui viaggi aziendali

Il mercato dei viaggi aziendali sta ricevendo una maggiore attenzione da parte di molti nel settore dei viaggi, in parte i viaggiatori d'affari spesso spendono più soldi per i loro viaggi, specialmente quando i loro costi sono coperti dal loro datore di lavoro. Ma, cosa più importante, i viaggi d'affari sono in crescita, grazie a fattori come la globalizzazione e la disponibilità di voli. Nei seguenti articoli trovi maggiori informazioni sul mercato dei viaggi aziendali:

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