La gestion des voyages d'affaires a gagné en popularité en raison de sa spécialisation inégalée dans les voyages d'affaires. Réserver un voyage pour votre entreprise peut être une tâche fastidieuse. Avec autant d'itinéraires et de tarifs aériens parmi lesquels choisir, il est difficile de trouver la meilleure offre lorsqu'il s'agit d'organiser les itinéraires de voyage de vos employés. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur les avantages et l'importance des agences de voyages d'affaires.

Menu rapide:

Qu'est-ce que la gestion des voyages d'affaires?

La gestion des voyages d'affaires est une structure d'entreprise pour faciliter les voyages d'affaires. Cela comprend la planification d'un voyage d'affaires, l'organisation d'un événement d'entreprise ou toute autre tâche nécessaire pour le voyageur d'affaires. S'assurer que le processus est géré correctement et conformément à la conformité est le travail des agents de voyages d'affaires. Tout cela doit être fait sans compromettre la productivité de l'entreprise.

Pourquoi les entreprises devraient utiliser des agences de gestion de voyages d'affaires

Réduire les coûts: un avantage majeur de l'utilisation d'agences de gestion de voyages d'affaires est de réduire les coûts de voyage. Cela comprend les tarifs d'hébergement, les assurances, les billets d'avion et toute autre dépense connexe. Un agent de voyages d'affaires aura l'expérience nécessaire pour trouver ou négocier les meilleures offres possibles pour l'entreprise.

Gestion du temps: organiser un voyage d'affaires peut prendre un temps considérable, donc si vous dirigez une moyenne ou grande entreprise, vous n'aurez pas le temps de réserver vous-même votre voyage d'affaires. Un responsable des voyages d'affaires dédié s'occupera de ces tâches afin que vous et votre personnel puissiez vous concentrer sur tout le reste.

Efficacité: les voyages d'affaires étant en augmentation, la plupart des entreprises optent pour une agence de gestion des voyages d'affaires pour garantir que leurs employés voyagent en toute sécurité tout en respectant toutes les politiques de voyage pertinentes.

Gestion des voyages d'affaires à l'externe par rapport à l'interne par rapport à l'agent

Les entreprises ont tendance à utiliser un société de gestion de voyages afin de minimiser les coûts. Il existe deux types d'agences de voyages d'affaires; interne et externe. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages et inconvénients des deux approches.

Agents de gestion de voyages internes

Un agent de gestion de voyages interne est un employé que vous embauchez pour prendre la responsabilité de réserver des voyages, apporter des modifications de dernière minute aux itinéraires de voyage et maximiser vos économies tout en trouvant les meilleures offres pour vos employés.
En embauchant un agent de gestion de voyages interne, vous pouvez être sûr de travailler aux côtés d'un employé de confiance qui facilitera la planification de vos voyages d'affaires. Un autre avantage de l'embauche d'un agent interne par rapport à un agent externe est les frais ou la commission que vous éviterez de payer à cet agent.

Agents externes de gestion des voyages d'affaires

Les agents externes de gestion de voyages sont spécialisés dans le domaine des voyages d'affaires et possèdent une vaste expérience dans la réservation de voyages d'affaires. Ces personnes sont disponibles à votre demande et utilisent des outils de réservation en ligne qui maximiseront les économies de coûts. La principale différence entre un agent externe et un agent interne est que vous n'employez pas la personne pour gérer vos besoins en voyages d'affaires ; vous leur payez des frais ou une commission chaque fois qu'ils font une réservation pour vous.

Un agent de voyages interne peut ne pas toujours être disponible en temps de crise car il travaille souvent seul. D'autre part, une équipe dédiée d'agents de gestion de voyages externes sera disponible 24h/24. Si l'un de vos collaborateurs rencontre des difficultés à l'étranger, qu'il tombe malade ou qu'il perde ses bagages, les agents seront joignables 24h/24 et 7j/7 pour l'assister.

Quelles sont les tâches d'un agent de gestion de voyages d'affaires?

Que vous embauchiez un agent interne ou optiez pour une agence externe, les tâches de ces agents sont très similaires. Voici les 6 principales responsabilités des agents de voyages d'affaires :

1. Créer et gérer des itinéraires de voyage

Si vous réservez vos vols directement auprès d'une compagnie aérienne ou utilisez un service de billetterie en ligne, il est probable que des frais élevés vous seront facturés pour toute modification que vous souhaitez apporter à votre itinéraire. Les changements d'horaires sont difficiles à éviter dans le monde des affaires, mais afin de ne pas être pénalisé, vous devez faire appel à une agence de voyages d'affaires pour effectuer les changements nécessaires sans frais supplémentaires.

En laissant tous vos projets de voyage d'affaires entre les mains d'un agent de voyages d'affaires, vous pouvez être assuré que rien ne se passera mal pendant votre voyage d'affaires. C'est grâce à la connaissance approfondie des agents de l'industrie du voyage.

2. Trouvez le meilleur prix

Une grande partie de l'entreprise Gestion des voyages implique de trouver les meilleurs tarifs possibles, voire de négocier avec différents prestataires.
Les agents de voyages pour les entreprises ont l'expertise adéquate pour gérer la tâche de négociation, car ils traitent quotidiennement avec différentes parties de l'industrie du voyage. Cela signifie qu'ils peuvent vous trouver les meilleurs tarifs ou même obtenir des remises spéciales que vous ne pourriez peut-être pas obtenir vous-même autrement.

3. Organisez un hébergement approprié

Organiser l'hébergement le plus approprié pour les voyageurs d'affaires est une autre responsabilité clé d'un agent de voyages d'affaires. L'agent recherche toutes les options disponibles au juste prix, y compris les maisons d'hôtes, les auberges et les hôtels, avant de réserver les chambres pour le nombre de jours et d'employés requis.

Si vous deviez vous charger de cette tâche vous-même, vous n'auriez pas le temps de chercher un logement bon marché au bon endroit. C'est là qu'un agent de voyages d'affaires s'avère utile pour trouver le meilleur hébergement sans dépasser le budget.

4. Organiser le transport

Le transport est l'un des éléments les plus importants de la planification d'un voyage. Cela peut facilement être géré par un agent de voyages d'affaires, qui organisera vos besoins de transport à l'avance. Ils s'assureront que vos vols sont réservés, qu'une voiture de location est organisée, que le transfert aéroport est organisé et que les billets de train sont achetés. Bien sûr, vous devrez payer l'agence pour ces services ; Cependant, compte tenu du temps et de l'argent qu'ils vous font économiser, les frais ou commissions qu'ils facturent en valent la peine, surtout si vous ou vos employés voyagez régulièrement.

En faisant appel à une agence de gestion de voyages d'affaires, vous obtiendrez non seulement de meilleurs tarifs d'hébergement, mais vous bénéficierez également de vols pas chers en classe affaires pour vos employés. Cela signifie que les coûts globaux des voyages d'affaires peuvent être considérablement réduits.

5. Organiser des réunions d'affaires et des événements

Que votre entreprise ait besoin d'organiser des événements annuels ou des réunions à l'étranger, le processus peut prendre du temps et des investissements. En faisant appel à un agent de voyages d'affaires spécialisé pour s'occuper de cette tâche, vous réduisez les coûts et rentabilisez vos événements d'affaires.
Le processus de planification pour organiser un événement peut être complexe et prendre du temps. Une société de gestion de voyages réputée sera donc très avantageuse dans de telles situations.

6. Contrôler les frais de déplacement et la conformité aux politiques

Bien que la gestion des frais de voyage soit la tâche principale d'un agent de voyages d'affaires, vous gagneriez beaucoup plus en permettant à une personne possédant une vaste expérience de s'occuper de ce travail. Les agents spécialisés se conforment aux politiques de voyage d'entreprise en utilisant la gestion des politiques de voyage en temps réel pour maximiser les fonctionnalités pour le voyageur d'affaires.

Engager une agence professionnelle pour prendre en charge les besoins de voyage de votre entreprise entraînera non seulement des réductions de coûts, mais optimisera également les relations commerciales tout en respectant les politiques de voyage.

Comment les sociétés de voyages peuvent bénéficier des sociétés de gestion de voyages d'affaires

Les agences de voyages comme les hôtels et les compagnies aériennes peuvent optimiser leur stratégie de voyage avec l'aide d'un agent de voyages d'affaires. Ceci est dû au fait sociétés de gestion de voyages sont responsables de la réservation des billets d'avion, de l'hébergement, de la location de voitures, des transferts et des événements professionnels. Pour les hôtels, cela sert de lien indirect avec les voyageurs d'affaires. Ils peuvent gagner plus de clients via les agents de voyages d'affaires car c'est le travail des agents de planifier et de réserver l'hébergement et les réunions d'affaires pour les employés des entreprises.

La plupart des sociétés de gestion de voyages d'affaires se tournent vers le GDS (système de distribution mondial) pour mener à bien leurs tâches, telles que trouver le bon hébergement, les vols et le transport. GDS est également un canal de distribution important pour les hôtels car il les met en relation avec les agences de voyages d'affaires et leur fournit des informations à jour sur les derniers prix et disponibilités de leurs chambres. Grâce à Systèmes GDS, les chances des sociétés de gestion de voyages d'affaires de trouver votre hôtel et de réserver vos chambres sont maximisées. En faisant partie de ce système de distribution vital, votre hôtel augmentera ses revenus et touchera un public plus large.

Notre « Global Distribution System (GDS) : quels avantages pour les hôtels ? L'article fournit plus d'informations sur les principaux systèmes GDS, leur fonctionnement réel et les avantages qu'ils peuvent apporter aux entreprises opérant dans l'industrie du voyage.

Liste des sociétés de gestion de voyages d'affaires

L'externalisation de la gestion des voyages d'affaires à une société professionnelle de gestion des voyages d'affaires signifie que les entreprises bénéficieront de connaissances spécialisées et d'une assistance 24 heures sur 24. Pour les propriétaires d'hôtels connectés aux systèmes GDS, ces agents de voyages d'affaires les aideront à attirer plus de voyageurs d'affaires.

Dans l'article « Les agences de voyages d'affaires pour les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires », vous aurez une meilleure idée de la façon dont les hôtels peuvent augmenter leurs revenus avec l'aide d'agents de voyages d'affaires ainsi que des meilleurs agents de voyages d'affaires avec lesquels s'associer.

L'embauche d'un agent de voyages d'affaires pour gérer les besoins de voyages d'affaires de vos employés est logique si l'on considère tous les avantages ci-dessus. Ces agents veillent au bon déroulement de vos déplacements professionnels en vous libérant du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur d'autres domaines de votre activité.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires reçoit une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leurs coûts sont couverts par leur employeur. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires se développent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

Plus de conseils pour développer votre entreprise

Revfine.com est une plate-forme de connaissances pour l'industrie de l'hôtellerie et du voyage. Les professionnels utilisent nos idées, nos stratégies et nos conseils pratiques pour s'inspirer, optimiser les revenus, innover dans les processus et améliorer l'expérience client. Vous pouvez trouver tout conseils de l'industrie du voyage dans les catégories Commercialisation et distribution, Dotation & Carrière et Technologie et logiciel.

Soumettre un article