Das Corporate Travel Management hat aufgrund seiner unübertroffenen Spezialisierung auf Geschäftsreisen sehr an Popularität gewonnen. Die Buchung von Reisen für Ihr Unternehmen kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Bei so vielen Routen und Flugpreisen ist es schwer, das beste Angebot für die Reiseplanung Ihrer Mitarbeiter zu finden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vorteile und die Bedeutung von Firmenreisebüros.

Schnellmenü:

Was ist Corporate Travel Management?

Corporate Travel Management ist eine Unternehmensstruktur zur Erleichterung von Geschäftsreisen. Dies umfasst die Planung einer Geschäftsreise, die Organisation einer Firmenveranstaltung oder jede andere notwendige Aufgabe für den Geschäftsreisenden. Die ordnungsgemäße und konforme Abwicklung des Prozesses ist Aufgabe der Reisebüros von Unternehmen. All dies muss geschehen, ohne die Produktivität des Unternehmens zu gefährden.

Warum Unternehmen Corporate Travel Management-Agenturen nutzen sollten

Kosten reduzieren: Ein wesentlicher Vorteil der Nutzung von Reisebüros für Unternehmen ist die Reduzierung der Reisekosten. Dazu gehören Übernachtungspreise, Versicherungen, Flugtickets und alle anderen damit verbundenen Ausgaben. Ein Geschäftsreisebüro verfügt über die notwendige Erfahrung, um die bestmöglichen Angebote für das Unternehmen zu finden oder auszuhandeln.

Zeiteinteilung: Die Organisation einer Geschäftsreise kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie also ein mittleres oder großes Unternehmen führen, haben Sie keine Zeit, Ihre Geschäftsreise selbst zu buchen. Ein engagierter Corporate Travel Manager übernimmt diese Aufgaben, damit Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf alles andere konzentrieren können.

Effizienz: Da Geschäftsreisen immer mehr an Bedeutung gewinnen, entscheiden sich die meisten Unternehmen für ein Reisebüro für Geschäftsreisen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter sicher reisen und dabei alle relevanten Reiserichtlinien einhalten.

Externes Corporate Travel Management vs. Inhouse vs. Agent

Unternehmen verwenden in der Regel ein Corporate Reisemanagement-Unternehmen um die Kosten zu minimieren. Es gibt zwei Arten von Reisebüros für Unternehmen; intern und extern. Im Folgenden erfahren Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile beider Ansätze.

Reisemanagement-Agenten im Haus

Ein interner Reisemanagement-Agent ist ein Mitarbeiter, den Sie einstellen, um die Verantwortung für die Buchung von Reisen zu übernehmen, kurzfristige Änderungen an den Reiserouten vorzunehmen und Ihre Einsparungen zu maximieren, während Sie die besten Angebote für Ihre Mitarbeiter finden.
Durch die Einstellung eines internen Reisemanagement-Agenten können Sie sicher sein, mit einem vertrauenswürdigen Mitarbeiter zusammenzuarbeiten, der Ihre Geschäftsreiseplanung erleichtert. Ein weiterer Vorteil der Beauftragung eines internen Agenten gegenüber einem externen ist die Gebühr oder Provision, die Sie nicht an diesen Agenten zahlen müssen.

Externe Reisemanagement-Agenten für Unternehmen

Externe Travel Management Agenten sind auf den Bereich Corporate Travel spezialisiert und verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Buchung von Geschäftsreisen. Diese Personen stehen auf Ihre Anfrage zur Verfügung und verwenden Online-Buchungstools, die die Kosteneinsparungen maximieren. Der Hauptunterschied zwischen einem externen und einem internen Agenten besteht darin, dass Sie keine Person einstellen, die sich um Ihre Geschäftsreisen kümmert. Sie zahlen ihnen jedes Mal eine Gebühr oder Provision, wenn sie eine Buchung für Sie vornehmen.

Ein hauseigener Reisevermittler ist in Krisenzeiten möglicherweise nicht immer verfügbar, da er oft alleine arbeitet. Auf der anderen Seite steht ein engagiertes Team von externen Reisemanagement-Agenten rund um die Uhr zur Verfügung. Sollte einer Ihrer Mitarbeiter im Ausland in Schwierigkeiten geraten – sei es bei Krankheit oder Gepäckverlust – stehen Ihnen die Agenten rund um die Uhr zur Verfügung.

Was sind die Aufgaben eines Reisemanagement-Agenten für Unternehmen?

Ob Sie einen Inhouse-Agenten beauftragen oder sich für eine externe Agentur entscheiden, die Aufgaben dieser Agenten sind sehr ähnlich. Hier sind die sechs wichtigsten Verantwortlichkeiten von Reisebüros für Unternehmen:

1. Reiserouten erstellen und verwalten

Wenn Sie Ihre Flüge direkt bei einer Fluggesellschaft buchen oder einen Online-Ticketservice nutzen, werden Ihnen wahrscheinlich hohe Gebühren für Änderungen an Ihrer Reiseroute berechnet. Fahrplanänderungen sind in der Geschäftswelt schwer zu vermeiden, aber um nicht bestraft zu werden, sollten Sie die notwendigen Änderungen ohne zusätzliche Kosten von einem Reisebüro vornehmen lassen.

Indem Sie alle Ihre Geschäftsreisepläne in die Hände eines Reisebüros legen, können Sie sicher sein, dass während Ihrer Geschäftsreise nichts schief geht. Dies ist dem umfassenden Wissen der Agenten in der Reisebranche zu verdanken.

2. Finden Sie den besten Preis

Ein großer Teil des Unternehmens Reisemanagement Es geht darum, die bestmöglichen Tarife zu finden und sogar mit verschiedenen Dienstleistern zu verhandeln.
Reisebüros für Unternehmen verfügen über die entsprechende Expertise in der Abwicklung von Verhandlungsaufgaben, da sie tagtäglich mit unterschiedlichen Teilen der Reisebranche zu tun haben. Dies bedeutet, dass sie Ihnen die besten Preise finden oder sogar spezielle Rabatte erhalten, die Sie sonst möglicherweise nicht selbst erhalten können.

3. Passende Unterkunft organisieren

Die Vermittlung der am besten geeigneten Unterkunft für Geschäftsreisende ist eine weitere wichtige Aufgabe eines Reisebüros für Unternehmen. Der Agent sucht nach allen verfügbaren Optionen zum richtigen Preis, einschließlich Pensionen, Hostels und Hotels, bevor er die Zimmer für die erforderliche Anzahl von Tagen und Mitarbeitern bucht.

Würden Sie diese Aufgabe selbst übernehmen, fehlt Ihnen die Zeit, eine günstige Unterkunft am richtigen Ort zu suchen. Hier ist ein Reisebüro für Unternehmen praktisch, um die beste Unterkunft zu finden, ohne das Budget zu überschreiten.

4. Transport organisieren

Einer der größten Teile der Reiseplanung ist der Transport. Dies kann leicht von einem Reisebüro für Unternehmen erledigt werden, das Ihre Transportbedürfnisse im Voraus arrangiert. Sie kümmern sich um die Buchung Ihrer Flüge, die Organisation eines Mietwagens, den Flughafentransfer und den Kauf von Bahntickets. Natürlich müssen Sie die Agentur für diese Dienstleistungen bezahlen; Angesichts der Zeit und des Geldes, die sie Ihnen sparen, lohnt sich die Gebühr oder Provision jedoch, insbesondere wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig reisen.

Durch die Nutzung eines Reisebüros für Unternehmen erhalten Sie nicht nur bessere Übernachtungspreise, sondern profitieren auch von günstigen Business-Class-Flügen für Ihre Mitarbeiter. Dadurch können die gesamten Geschäftsreisekosten deutlich reduziert werden.

5. Organisieren Sie Geschäftstreffen und Veranstaltungen

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen jährliche Veranstaltungen oder Meetings im Ausland organisieren muss, kann der Prozess Zeit und Investitionen in Anspruch nehmen. Durch die Beauftragung eines spezialisierten Reisebüros für Firmenreisen werden Sie Kosten senken und Ihre Geschäftsveranstaltungen profitabler gestalten.
Der Planungsprozess für die Ausrichtung einer Veranstaltung kann komplex und zeitaufwändig sein. Ein seriöses Travel-Management-Unternehmen wird daher in solchen Situationen von großem Vorteil sein.

6. Kontrolle der Reisekosten und Einhaltung der Richtlinien

Während die Verwaltung der Reisekosten die Hauptaufgabe eines Reisebüros für Unternehmen ist, würden Sie viel mehr davon profitieren, wenn Sie jemanden mit umfangreicher Erfahrung mit dieser Aufgabe beauftragen. Spezialisierte Agenten halten die Reiserichtlinien von Unternehmen ein, indem sie die Verwaltung von Reiserichtlinien in Echtzeit verwenden, um die Funktionalität für den Geschäftsreisenden zu maximieren.

Die Beauftragung einer professionellen Agentur, die sich um die Reisebedürfnisse Ihres Unternehmens kümmert, führt nicht nur zu Kostensenkungen, sondern optimiert auch die Geschäftsbeziehungen unter Einhaltung der Reiserichtlinien.

Wie Reiseunternehmen von Corporate Travel Management Unternehmen profitieren können

Reiseunternehmen wie Hotels und Fluggesellschaften können ihre Reisestrategie mit Hilfe eines Corporate Travel Agents optimieren. Das ist weil Reisemanagement-Unternehmen sind verantwortlich für die Buchung von Flugtickets, Unterkünften, Mietwagen, Transfers und Geschäftsveranstaltungen. Für Hotels dient dies als indirekte Verbindung zu Geschäftsreisenden. Über die Firmenreisebüros können sie mehr Kunden gewinnen, da es Aufgabe der Agenten ist, Unterkünfte und Geschäftstermine für die Mitarbeiter der Firmen zu planen und zu buchen.

Die meisten Corporate Travel Management-Unternehmen wenden sich an das GDS (Global Distribution System), um ihre Aufgaben wie die Suche nach der richtigen Unterkunft, Flügen und Transportmitteln zu erfüllen. GDS ist auch für Hotels ein wichtiger Vertriebskanal, da es diese mit den Reisebüros verbindet und ihnen aktuelle Informationen zu aktuellen Zimmerpreisen und Verfügbarkeiten liefert. Dank an GDS-Systeme, sind die Chancen für Geschäftsreisemanagement-Unternehmen, Ihr Hotel zu finden und Ihre Zimmer zu buchen, maximiert. Durch die Teilnahme an diesem wichtigen Vertriebssystem wird Ihr Hotel seinen Umsatz steigern und ein breiteres Publikum erreichen.

Unsere „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels? Dieser Artikel bietet weitere Informationen über die wichtigsten GDS-Systeme, wie sie tatsächlich funktionieren und wie sie für Unternehmen der Reisebranche von Nutzen sein können.

Liste der Corporate Travel Management-Unternehmen

Durch die Auslagerung des Business Travel Managements an ein professionelles Corporate Travel Management Unternehmen profitieren Unternehmen von Fachwissen und Unterstützung rund um die Uhr. Für Hotelbesitzer, die an GDS-Systeme angeschlossen sind, werden diese Reisebüros für Geschäftsreisende dabei helfen, mehr Geschäftsreisende zu gewinnen.

Im Artikel „Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“, erhalten Sie einen besseren Einblick, wie Hotels mit Hilfe von Geschäftsreisebüros und den besten Geschäftsreisebüros, mit denen Sie zusammenarbeiten können, den Umsatz steigern können.

Die Beauftragung eines Reisebüros für die Geschäftsreise Ihrer Mitarbeiter ist sinnvoll, wenn Sie alle oben genannten Vorteile in Betracht ziehen. Diese Agenten stellen sicher, dass Ihre Geschäftsreise reibungslos verläuft, indem Sie Ihre Zeit freigeben, damit Sie sich auf andere Bereiche Ihres Geschäfts konzentrieren können.

Weitere Tipps zu Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt wird von vielen in der Reisebranche verstärkt in den Fokus gerückt, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihre Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Noch wichtiger ist jedoch, dass Geschäftsreisen aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen wachsen. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

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