Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil eines modernen Geschäfts und einer der größten Ausgaben. Reisekosten müssen sorgfältig kontrolliert werden, während die Logistik abgewickelt werden muss, damit Reisende nicht in Schwierigkeiten geraten. Aus diesem Grund wenden sich viele an ein Reisemanagement-Unternehmen, um Hilfe zu erhalten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Disziplin Travel Management und einige der wichtigsten Vorteile, die ein TMC-Unternehmen bieten kann.

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Was ist Reisemanagement?

Im Allgemeinen bezeichnet Travel Management das strategische Management von Reiseanforderungen, wobei das Corporate Travel Management das wichtigste Beispiel dafür ist. Es umfasst in der Regel alles, von der Erstellung einer Reiserichtlinie über den Umgang mit Anbietern, die Durchführung von Buchungen und die Unterstützung bei der Überwachung und Verwaltung von Reisekosten und -ausgaben.

Ein Travel-Management-Unternehmen hat die Aufgabe, Reisen für einen Kunden zu verwalten. Der Kunde ist normalerweise ein Unternehmen oder eine andere Organisation, aber Einzelpersonen können sich in einigen Fällen auch für ein TMC-Unternehmen entscheiden.

Abgesehen von der Verwaltung der Reiseanforderungen und der Abwicklung der Logistik wird ein Reisemanagementunternehmen in der Regel versuchen, seinen Kunden auch Zeit und Geld zu sparen. Ihre Rolle ist breiter als bei einem Reisebüro, da ein Reisebüro normalerweise Reservierungen auf der Grundlage festgelegter Kriterien vornimmt, während ein TMC-Unternehmen bei der Festlegung der Kriterien helfen kann.

Weitere Informationen zum Reisemanagement finden Sie im Artikel „Was ist Reisemanagement?“.

9 Vorteile der Nutzung eines Reisemanagement-Unternehmens

Travel-Management-Unternehmen können für Unternehmen aus einer Vielzahl von Gründen wertvoll sein. Einige davon sind offensichtlich, während andere leichter übersehen werden. Im Folgenden finden Sie neun der wichtigsten Vorteile, die mit der Verwendung eines TMC-Unternehmens zur Verwaltung Ihrer Geschäftsreisestrategie verbunden sind.

1. Günstigere Flüge und Hotels

Es stimmt zwar, dass ein TMC-Unternehmen eine Zahlung für seine Dienste verlangt, oft auf Abonnementbasis oder durch Erhebung einer Gebühr für die von Ihnen genutzten Dienste, aber in Wirklichkeit können sie Ihnen immer noch erhebliche Geldbeträge sparen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie regelmäßig reisen oder Mitarbeiter haben, die regelmäßig reisen.

Ein Travel-Management-Unternehmen hat Geschäftsverbindungen im gesamten Reiseindustrie, wodurch sie günstige Preise für Hotels erzielen können. Sie verfügen auch über das nötige Know-how, um günstige Flüge am richtigen Ort zu suchen und Flüge zur richtigen Zeit zu buchen. Dadurch können die Gesamtreisekosten deutlich reduziert werden.

2. Expertenrat und Einblicke

Jedes erfahrene Travel-Management-Unternehmen kennt die Reisebranche in- und auswendig und hat dabei einige Tricks gelernt. In diesem Sinne können sie fachkundige Ratschläge geben, wie Sie Ihr Geld am besten ausgeben, welche Reiserouten am besten sind und was Sie wissen müssen, bevor Sie bestimmte Reiseziele besuchen.

In vielen Fällen arbeiten Unternehmen mit einem TMC-Unternehmen zusammen, das sich auf den Umgang mit Kunden aus derselben Branche spezialisiert hat. Dies kann äußerst nützlich sein, da einige Branchen sehr spezifische oder nuancierte Reisebedürfnisse haben. Vorkenntnisse können helfen Reisemanagement-Unternehmen um Ihre Reisestrategie zu optimieren und Sie von den üblichen Fallstricken fernzuhalten.

3. 24/7 Hilfe und Support

Eine weitere großartige Sache bei der Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen ist die Verfügbarkeit von Support. Bei den meisten Unternehmen wird dies rund um die Uhr oder in der Nähe verfügbar sein. Das heißt, wenn etwas schief geht, Sie eine plötzliche Änderung vornehmen müssen oder Sie dringend Rat benötigen, ist jemand zur Stelle, der Ihnen hilft.

Ohne einen Travel Manager müssen Sie alle Probleme mit Reisen intern lösen. Dies kann bedeuten, dass Sie Schwierigkeiten haben, außerhalb Ihrer Kerngeschäftszeiten Unterstützung zu finden, oder dass Sie persönlich dafür verantwortlich sind, jeden Geschäftsreisenden in Ihrer Organisation zu unterstützen, auch wenn er zu ungeselligen Zeiten Hilfe benötigt.

4. Unterstützung bei Reiserichtlinien

Geschäftsreisen sollten so konsistent wie möglich sein, aber Sie müssen auch dafür sorgen, dass die reisenden Mitarbeiter glücklich und sicher sind. Aus diesen Gründen ist es zwingend erforderlich, dass Sie eine Reiserichtlinie erstellen. Mit einer klaren Richtlinie weiß jeder, wo er steht, kann akzeptables und inakzeptables Verhalten skizziert und Ausgabenregeln aufgestellt werden.

Ein Reisemanagement-Unternehmen kann Sie nicht nur bei der Erstellung einer soliden Richtlinie unterstützen, sondern auch bei deren Durchsetzung helfen, indem es beispielsweise nur Reiseoptionen empfiehlt, die alle Anforderungen erfüllen.

5. Konsolidierte Berichterstattung

Wenn es um die Berichterstattung über Ihre Reisekosten geht, konsolidieren die meisten Reisemanagement-Unternehmen die Informationen in einem einzigen Bericht, um die wichtigen Informationen an einem Ort zusammenzuführen. So können Sie Ihre Reisekosten leichter im Blick behalten und feststellen, ob Ihre Ausgaben in diesem Bereich zu hoch sind oder nicht.

Neben der Konsolidierung der Berichterstattung sind die besten Geschäftsreisemanagement Experten gehen noch einen Schritt weiter und helfen Ihnen, die Informationen in Ihren Berichten tatsächlich zu analysieren, damit Sie Ihre Strategie anpassen können.

6. Reisewarnungen oder -warnungen

Bei vielen Unternehmen werden Reisen, die einmal arrangiert sind, bis auf Weiteres vergessen. Mit einem Travel-Management-Unternehmen können jedoch alle Reisepläne aktiver überwacht und verwaltet werden. Dies manifestiert sich unter anderem durch die Verwendung von Reisewarnungen oder Warnmeldungen, die gesendet werden, um wichtige Informationen anzuzeigen.

So können beispielsweise bei Störungen auf der geplanten Reiseroute Benachrichtigungen versendet werden, sodass Sie sich auf alle Eventualitäten vorbereiten können. Das rechtzeitige Abrufen dieser Informationen kann auch enorme finanzielle Vorteile bieten.

7. Der Einsatz moderner Technologie

Es ist wichtig zu verstehen, dass ein modernes Travel-Management-Unternehmen Ihnen die notwendigen Tools und Systeme zur Verfügung stellt, um Ihre Reise einfach zu buchen. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass sie Ihnen eine Computersoftware oder eine mobile App zur Verfügung stellen, mit der Sie Ihre Reisepläne oder -wünsche zu jeder Tageszeit einreichen können.

Der Einsatz modernster Technik ermöglicht in diesem Bereich eine deutlich höhere Effizienz. Wenn Sie die Reisevorbereitungen selbst verwalten, kann der gesamte Prozess viel Zeit in Anspruch nehmen. Im Gegensatz dazu kann die Anfrage an Ihr TMC-Unternehmen mit einer mobilen App oder einem Computersoftwarepaket in der Regel in wenigen Minuten erledigt werden.

8. Mehr Seelenfrieden

Reisemanagement kann kompliziert sein und überraschenderweise übersieht man etwas, sei es bei der Klärung der Visumspflicht, der Sicherstellung der richtigen medizinischen Versorgung von Geschäftsreisenden oder der Organisation von Flughafentransfers. Ein wesentlicher Vorteil der Zusammenarbeit mit einem TMC-Unternehmen ist die Sicherheit, die es bietet.

Ihr Auserwählter Geschäftsreisebüro wird mit Ihnen zusammenarbeiten, um Ihre Bedürfnisse zu verstehen und dann sicherzustellen, dass sich um alles gekümmert wird. Ihr Fachwissen auf diesem Gebiet macht es weitaus unwahrscheinlicher, dass versehentlich etwas übersehen wird.

9. Mehr Zeit für andere Aufgaben

Schließlich ist ein wichtiger Grund, warum sich so viele Unternehmen an ein Travel-Management-Unternehmen wenden, weil es mehr Zeit freisetzt, die dann für andere Aufgaben verwendet werden kann, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Travel Management ist eine vielschichtige Disziplin, und die Suche nach den günstigsten Flügen, den besten Hotels und der Organisation von Transfers braucht Zeit.

Ein hochwertiges TMC-Unternehmen kann diese Aufgaben nicht nur in Ihrem Namen übernehmen, sondern verfügt auch über bestehende Geschäftsbeziehungen zu Anbietern, die ihnen einen viel schnelleren Zugang zu den bestmöglichen Preisen bieten.

So wählen Sie ein Reisemanagement-Unternehmen aus

Es gibt eine Reihe wichtiger Faktoren, die bei der Suche nach dem richtigen Reisemanagement-Unternehmen zu berücksichtigen sind. Grundsätzlich möchten Sie ein Unternehmen mit einschlägiger Erfahrung und einem etablierten Ruf für exzellenten Service finden. Sie müssen auch wissen, dass sie ihre Dienstleistungen auf Ihr Unternehmen abstimmen können.

Wenn möglich, ist es ratsam, mit einem TMC-Unternehmen zusammenzuarbeiten, das bereits Erfahrung in Ihrer Branche hat. Es ist auch am besten, zuerst eine Geschäftsreiserichtlinie festzulegen, bevor Sie mit der Suche beginnen. Ihr ausgewähltes Unternehmen wird Ihnen schließlich helfen können, dies zu optimieren, aber eine grundlegende Richtlinie wird Ihnen helfen, die richtige Lösung zu finden.

Sie müssen Ihr Budget berücksichtigen und ein Unternehmen finden, das Ihnen das liefert, was Sie brauchen, zu einem erschwinglichen Preis. Gleichzeitig ist es wichtig, mit einem qualitativ hochwertigen Unternehmen zusammenzuarbeiten, das die neueste Technologie verwendet. Sie werden auch die Gewissheit haben wollen, dass das Unternehmen rund um die Uhr oder in seiner Nähe für den Support zur Verfügung steht.

Wie Hotels von Travel-Management-Unternehmen profitieren können

Häufige Geschäftsreisen können teuer und kompliziert zu verwalten sein, insbesondere wenn Sie mehrere Geschäftsreisende mit jeweils eigenen Reiserouten unter einen Hut bringen. Aus diesem Grund beziehen viele Unternehmen die Dienste von Travel-Management-Unternehmen oder Reisebüros. Im Wesentlichen übernehmen diese Agenten dann die Verantwortung für die Organisation und Verwaltung von Geschäftsreisen einschließlich der Buchung. Jedes Hotel, das den Geschäftsreiseverkehr voll ausschöpfen möchte, muss sich daher diesen Travel-Management-Unternehmen so gut wie möglich zur Verfügung stellen.

Ein Reisebüro für Unternehmen kann für die Suche nach Unterkünften, Flügen und anderen Transportmitteln verantwortlich sein und wird sich normalerweise an ein globales Vertriebssystem (GDS) wenden, um ihn bei diesen Aufgaben zu unterstützen. Für Hotels bedeutet dies das Wichtigste GDS-Systeme als wichtiger Vertriebskanal fungieren. Durch die Verbindung zu diesen globalen Vertriebssystemen können Sie Reisebüros Zugriff auf die aktuellsten Informationen zu Ihren Zimmerpreisen und der aktuellen Verfügbarkeit gewähren. Dies erhöht dann die Chancen, dass sie Zimmer in Ihrem Hotel buchen, und hilft Ihnen, Ihren Umsatz zu maximieren.

Im Artikel „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels?” erfahren Sie mehr über die Top-GDS-Systeme und wie sie Ihrem Hotel helfen können, von Reisebüros und Travel-Management-Unternehmen zu profitieren.

Liste der Reisemanagement-Unternehmen

Da Travel-Management-Unternehmen Geschäftsreisen und Events für die Mitarbeiter von Unternehmen organisieren, können Hotels die Möglichkeit schaffen, mehr Geschäftsreisende anzuziehen, indem sie ihre Immobilie mehreren TMC-Unternehmen zur Verfügung stellen. Im Artikel „Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“, finden Sie eine Liste beliebter Reisemanagement-Unternehmen.

Ein Travel-Management-Unternehmen kann Einzelpersonen und Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Reiseanforderungen unterstützen. Wenn ein typisches TMC-Unternehmen Aufgaben wie die Kontaktaufnahme mit Reiseunternehmen, die Verhandlungen mit Hotels, die Organisation von Flügen und die Bereitstellung zusätzlicher Unterstützung übernimmt, können Unternehmen Geld sparen und mehr Zeit für ihren täglichen Betrieb aufwenden.

Weitere Tipps zu Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt wird von vielen in der Reisebranche verstärkt in den Fokus gerückt, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihre Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Noch wichtiger ist jedoch, dass Geschäftsreisen aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen wachsen. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

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