Pour de nombreuses entreprises, les voyages d'affaires sont un élément clé de la gestion d'une entreprise moderne et l'une des dépenses les plus importantes. Les frais de voyage doivent être soigneusement contrôlés, tandis que la logistique doit être gérée, afin que les voyageurs ne rencontrent pas de difficultés. Pour cette raison, beaucoup se tournent vers une société de gestion de voyages pour obtenir de l'aide. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur la gestion des voyages en tant que discipline et découvrirez certains des principaux avantages qu'une entreprise TMC peut offrir.

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Qu'est-ce que la gestion des voyages ?

D'une manière générale, la gestion des voyages fait référence à la gestion stratégique des besoins en voyages, la gestion des voyages d'affaires en étant le principal exemple. Cela implique généralement tout, de l'établissement d'une politique de voyage aux relations avec les fournisseurs, en passant par les réservations et l'aide au suivi et à la gestion des coûts et des dépenses de voyage.

Une société de gestion de voyages est chargée de gérer les voyages d'un client. Le client sera généralement une entreprise ou une autre organisation, mais les individus peuvent également choisir d'utiliser une société TMC dans certains cas.

Outre la gestion des besoins de voyage et la gestion de la logistique, une société de gestion de voyages visera généralement à faire gagner du temps et de l'argent à ses clients. Leur rôle est plus large que celui d'un agent de voyages, car un agent de voyages effectuera généralement des réservations sur la base de critères définis, tandis qu'une société TMC peut aider à établir les critères.

Plus d'informations sur la gestion des voyages, vous pouvez trouver dans l'article « Qu'est-ce que la gestion des voyages ? ».

9 avantages de faire appel à une société de gestion de voyages

Les sociétés de gestion de voyages peuvent être précieuses pour les entreprises pour un large éventail de raisons. Certains d'entre eux sont évidents, tandis que d'autres sont plus facilement négligés. Ci-dessous, vous trouverez neuf des principaux avantages associés à l'utilisation d'une société TMC pour gérer votre stratégie de voyages d'affaires.

1. Vols et hôtels moins chers

S'il est vrai qu'une entreprise TMC exigera le paiement de ses services, souvent sur la base d'un abonnement ou en facturant des frais pour les services que vous utilisez, la réalité est qu'elle peut toujours vous faire économiser des sommes considérables. Cela est particulièrement vrai si vous voyagez régulièrement ou si vous avez des employés qui voyagent régulièrement.

Une société de gestion de voyages aura des relations d'affaires dans l'ensemble du l'industrie du voyage, leur permettant de bénéficier de tarifs avantageux pour les hôtels. Ils ont également l'expertise nécessaire pour rechercher des vols pas chers au bon endroit et réserver des vols au bon moment. En conséquence, les coûts globaux de déplacement peuvent être considérablement réduits.

2. Conseils d'experts et perspicacité

Toute entreprise de gestion de voyages expérimentée connaîtra parfaitement l'industrie du voyage et aura appris quelques astuces en cours de route. Dans cet esprit, ils seront en mesure de fournir des conseils d'experts sur la meilleure façon de dépenser votre argent, les meilleurs itinéraires de voyage et ce que vous devez savoir avant de visiter certaines destinations.

Dans de nombreux cas, les entreprises travailleront avec une société TMC spécialisée dans les relations avec des clients du même secteur qu'elles. Cela peut être extrêmement utile, car certaines industries ont des besoins de voyage très spécifiques ou nuancés. Une expérience antérieure peut aider le société de gestion de voyages pour optimiser votre stratégie de voyage et vous éloigner des pièges courants.

3. Assistance et assistance 24h/24 et 7j/7

Une autre grande chose à propos de travailler avec une société de gestion de voyages est la disponibilité du support. Avec la plupart des entreprises, cela sera disponible 24 heures sur 24, ou presque. Cela signifie que si quelque chose ne va pas, si vous devez faire un changement soudain ou si vous avez besoin de conseils urgents, il y aura quelqu'un pour vous aider.

Sans faire appel à un gestionnaire de voyages, vous devrez gérer tous les problèmes liés aux voyages en interne. Cela peut signifier que vous avez du mal à trouver de l'aide en dehors de vos heures de bureau ou que vous êtes personnellement responsable de fournir une assistance à tous les voyageurs d'affaires de votre organisation, même s'ils ont besoin d'aide à des heures peu conviviales.

4. Assistance avec les politiques de voyage

Les voyages d'affaires doivent être aussi cohérents que possible, mais vous devez également assurer la satisfaction et la sécurité des employés en déplacement. Pour ces raisons, il est impératif que vous établissiez une politique de voyage. Avec une politique claire en place, chacun sait où il se situe, les comportements acceptables et inacceptables peuvent être définis et des règles de dépenses peuvent être établies.

Une société de gestion de voyages peut non seulement vous aider à créer une politique solide, mais elle sera également en mesure de l'appliquer, par exemple en ne recommandant que des options de voyage qui répondent à toutes les exigences.

5. Reporting consolidé

Lorsqu'il s'agit de déclarer vos dépenses de voyage, la plupart des sociétés de gestion de voyages regroupent les informations dans un seul rapport, ce qui permet de rassembler les informations importantes en un seul endroit. Cela permet ensuite de suivre plus facilement vos dépenses de voyage et d'identifier si vos dépenses dans ce domaine sont trop élevées ou non.

En plus de consolider le reporting de cette manière, le meilleur gestion des voyages d'affaires les experts feront un effort supplémentaire, vous aidant à analyser réellement les informations contenues dans vos rapports, afin que vous puissiez apporter des ajustements à votre stratégie.

6. Alertes ou avertissements de voyage

Avec de nombreuses entreprises, une fois que le voyage est organisé, il est oublié jusqu'à ce que le temps se rapproche. Cependant, avec une société de gestion de voyages, tous les plans de voyage peuvent être surveillés et gérés plus activement. L'une des façons dont cela se manifeste est l'utilisation d'alertes de voyage ou de messages d'avertissement, qui sont envoyés pour signaler des informations importantes.

Par exemple, des alertes peuvent être envoyées en cas de perturbation sur l'itinéraire de voyage prévu, vous permettant de vous préparer à toutes les éventualités. La découverte de ces informations en temps opportun peut également offrir d'énormes avantages financiers.

7. L'utilisation de la technologie moderne

Il est important de comprendre qu'une société de gestion de voyages moderne vous fournira les outils et systèmes nécessaires pour réserver facilement votre voyage. Cela pourrait, par exemple, signifier qu'ils vous fourniront un logiciel informatique ou une application mobile, qui vous permettra de soumettre vos projets de voyage ou vos demandes à tout moment de la journée.

L'utilisation de technologies de pointe permet une efficacité bien plus grande dans ce domaine. Si vous gérez vous-même les préparatifs de voyage, l'ensemble du processus peut prendre beaucoup de temps. En revanche, l'utilisation d'une application mobile ou d'un logiciel informatique pour faire une demande à votre entreprise TMC peut généralement se faire en quelques minutes.

8. Une plus grande tranquillité d'esprit

La gestion des voyages peut être compliquée et il est étonnamment facile d'oublier quelque chose, qu'il s'agisse de régler les exigences en matière de visa, de s'assurer que les voyageurs d'affaires ont la bonne couverture médicale ou d'organiser des transferts aéroport. L'un des principaux avantages de travailler avec une entreprise TMC est la tranquillité d'esprit qu'elle procure.

Votre choisi agence de voyages d'affaires travaillera avec vous pour comprendre vos besoins et s'assurera que tout est pris en charge. Leur expertise dans le domaine rend beaucoup moins probable que quoi que ce soit soit accidentellement négligé.

9. Plus de temps pour d'autres tâches

Enfin, l'une des principales raisons pour lesquelles tant d'organisations se tournent vers une société de gestion de voyages est qu'elle leur libère davantage de temps, qui peut ensuite être consacré à d'autres tâches essentielles à la réussite de l'entreprise. La gestion des voyages est une discipline à multiples facettes, et trouver les vols les moins chers, les meilleurs hôtels et organiser les transferts prend du temps.

Non seulement une entreprise TMC de haute qualité sera en mesure de gérer ces responsabilités en votre nom, mais elle a également des relations commerciales existantes avec des fournisseurs, leur offrant un accès beaucoup plus rapide aux meilleurs tarifs possibles.

Comment choisir une société de gestion de voyages

Il y a un certain nombre de facteurs importants à considérer lorsque vous essayez de trouver la bonne société de gestion de voyages. À un niveau de base, vous voulez trouver une entreprise avec une expérience pertinente et une réputation établie pour fournir un excellent service. Vous devez également savoir qu'ils peuvent adapter leurs services à votre entreprise.

Lorsque cela est possible, il est conseillé de travailler avec une entreprise TMC qui a une expérience préalable dans votre secteur. Il est également préférable d'essayer d'abord d'établir une politique de voyage d'entreprise, avant de commencer le processus de recherche. L'entreprise que vous avez choisie pourra éventuellement vous aider à optimiser cela, mais la mise en place d'une politique de base vous aidera à trouver la bonne personne.

Vous devez tenir compte de votre budget et trouver une entreprise qui vous fournira ce dont vous avez besoin à un prix abordable. Dans le même temps, il est important de travailler avec une entreprise de haute qualité, qui utilise les dernières technologies. Vous voudrez également avoir l'assurance que l'entreprise sera disponible pour offrir une assistance 24h / 24 et 7j / 7 ou à proximité.

Comment les hôtels peuvent profiter des sociétés de gestion de voyages

Les voyages d'affaires fréquents peuvent être coûteux et compliqués à gérer, en particulier lorsque l'on jongle avec plusieurs voyageurs d'affaires, chacun avec ses propres itinéraires uniques. Pour cette raison, de nombreuses entreprises acquièrent les services de sociétés de gestion de voyages ou d'agents de voyages d'affaires. Essentiellement, ces agents prennent ensuite en charge l'organisation et la gestion des voyages d'affaires, y compris les réservations. Tout hôtel cherchant à capitaliser pleinement sur les voyages d'affaires devra donc se rendre le plus disponible possible auprès de ces sociétés de gestion de voyages.

Un agent de voyages d'affaires peut être chargé de trouver un hébergement, des vols et d'autres formes de transport et se tournera généralement vers un système de distribution mondial (GDS) pour l'aider dans ces tâches. Pour les hôtels, cela signifie le principal Systèmes GDS fonctionner comme un canal de distribution vital. En vous connectant à ces systèmes de distribution mondiaux, vous pouvez fournir aux agents de voyages un accès aux informations les plus récentes sur les tarifs de vos chambres et la disponibilité actuelle. Cela augmente alors les chances qu'ils réservent des chambres dans votre hôtel, vous aidant ainsi à maximiser les revenus.

Dans l'article « Global Distribution System (GDS) : quels avantages pour les hôtels ?” vous en apprendrez plus sur les meilleurs systèmes GDS et comment ils peuvent aider votre hôtel à bénéficier des agents de voyages et des sociétés de gestion de voyages.

Liste des sociétés de gestion de voyages

Étant donné que les sociétés de gestion de voyages organisent des voyages d'affaires et des événements pour les employés des entreprises, les hôtels peuvent créer la possibilité d'attirer davantage de voyageurs d'affaires en mettant leur propriété à la disposition de plusieurs sociétés TMC. Dans l'article « Les agences de voyages d'affaires pour les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires », vous trouverez une liste de sociétés de gestion de voyages populaires.

Une société de gestion de voyages peut aider les particuliers et les entreprises en les aidant à gérer leurs besoins de voyage. Avec une entreprise TMC typique prenant en charge des tâches telles que contacter des agences de voyages, négocier avec des hôtels, organiser des vols et fournir une assistance supplémentaire, les entreprises peuvent économiser de l'argent et consacrer plus de temps à leurs opérations quotidiennes.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires reçoit une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leurs coûts sont couverts par leur employeur. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires se développent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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