Marketing vidéo événementiel d'entreprise pour les marques du secteur de l'hôtellerie

Chaque semaine, hôtels, complexes hôteliers et lieux événementiels accueillent des réunions d'entreprise dont la production représente des milliers de dollars : scénographie, éclairage, traiteur, animations et une salle comble de participants attentifs. Et chaque semaine, la majeure partie de cette valeur s'évapore dès que le dernier participant quitte les lieux. L'événement a eu lieu, le client était satisfait, et il ne reste comme preuve qu'une poignée de photos sur l'appareil photo d'un téléphone.

Pour les marques du secteur de l'hôtellerie-restauration, il s'agit là d'une des occasions manquées les plus coûteuses en matière de marketing. Un seul événement d'entreprise bien documenté peut alimenter les efforts de vente et de marketing d'un établissement pendant toute une année. Voici comment éviter de laisser filer cette opportunité.

Pourquoi la vidéo est plus performante que la photographie pour le marketing de lieux de réception

Les organisateurs d'événements ne réservent pas de mètres carrés, ils réservent la confiance. Avant de s'engager sur un lieu, ils doivent être convaincus que l'espace est fonctionnel à pleine capacité : la circulation des invités, l'éclairage nocturne, le service traiteur fluide, et l'ambiance générale lorsque la salle est pleine.

La photographie peine à répondre à ces questions. La vidéo, elle, y répond toutes d'un coup. Un court métrage de 90 secondes, retraçant les moments forts d'un véritable gala d'entreprise, révèle la perspective, l'énergie, le personnel et l'ambiance d'une manière qu'aucune galerie de photos de salles vides ne saurait égaler. Lorsqu'un organisateur peut visualiser un espace en situation réelle, la discussion commerciale s'amorce bien plus tôt.

Planifiez la séance photo en fonction des résultats attendus, et non de l'événement.

L'erreur la plus fréquente que commettent les lieux de réception en matière de vidéo événementielle est de louer une caméra et de croiser les doigts. Le résultat est souvent décevant, car personne n'a défini au préalable le rendu souhaité.

La solution consiste à définir un plan de livraison, validé avant tout enregistrement. Avant l'événement, listez tous les éléments que les images doivent produire : une vidéo de présentation du lieu, une visite virtuelle de la salle en situation pour les organisateurs, de courts plans verticaux pour les réseaux sociaux, des images nettes du service de restauration pour les propositions futures, et des témoignages de l'hôte s'il accepte d'apparaître.

Ensuite, établissez la liste des plans à partir de cette carte. Une journée de tournage planifiée de cette manière permet généralement de réaliser huit à douze plans distincts. Une journée de tournage sans carte ne donne qu'un seul récapitulatif oubliable.

Capturez l'expérience, pas seulement la scène.

La couverture médiatique des événements d'entreprise a tendance à se focaliser sur l'estrade. Or, pour les futurs clients d'un lieu, l'estrade est l'élément le moins convaincant. Ce qui valorise un établissement, c'est tout ce qui l'entoure : l'accueil à l'entrée, le personnel qui prépare la salle entre les sessions, le service à l'assiette fluide, les invités qui échangent sur la terrasse, le bar en pleine effervescence.

Donnez des instructions à l'équipe de tournage : considérez le lieu comme un personnage à part entière. Ces images seront réutilisées par votre équipe commerciale, car elles appartiennent au site et non aux intérêts d'un seul client.

Obtenez l'accord de co-marketing par écrit

Les images d'un événement d'entreprise appartiennent naturellement à trois parties : le client organisateur, le lieu de l'événement et l'équipe de production. Gérées en amont, elles constituent un atout. Gérées tardivement, elles peuvent être source de litige.

L'approche la plus simple consiste en un accord d'utilisation clair conclu avant l'événement : le client reçoit les contenus destinés à son public, le lieu obtient les droits d'utilisation des images de l'ambiance et des lieux pour sa propre promotion, et la présence d'invités identifiables ou de contenus exclusifs reste soumise à l'approbation du client. Les lieux qui accueillent régulièrement des événements d'entreprise vont souvent plus loin et font appel à un partenaire de production plutôt que de recruter une nouvelle équipe pour chaque événement.

FireBrand Media, une équipe spécialisée dans Production de vidéos d'entreprise à Dallas, structure son travail événementiel exactement de cette manière : une journée de captation, un plan de livraison convenu à l'avance et des droits d'utilisation définis en amont afin que le lieu et le client corporatif repartent avec des ressources qu'ils peuvent réellement publier.

Quelle que soit la manière dont vous constituez l'équipe, le principe reste le même : décidez qui peut utiliser quoi avant l'arrivée des caméras.

Élaborer le calendrier de distribution sur douze mois

Une fois les ressources disponibles, la différence entre les lieux qui valorisent ces ressources et ceux qui les gaspillent réside dans le calendrier. Un rythme pratique consiste à diffuser la vidéo récapitulative des événements (page) et à l'inclure dans chaque réponse à l'appel d'offres la semaine de sa livraison. Les versions courtes diffusées sur les réseaux sociaux sont échelonnées sur le trimestre suivant, et non pas toutes en même temps.

Les séquences d'illustration permettent de dynamiser les présentations commerciales et les modèles de propositions. La visite guidée devient le document de suivi que votre équipe commerciale envoie après les visites sur site. Enfin, en fin d'année, les meilleurs extraits de chaque événement sont compilés dans un rapport annuel qui met en valeur l'ensemble du programme d'entreprise de l'établissement.

Rien de tout cela ne nécessite de nouveaux tournages. Il s'agit de décider, en janvier, où chaque élément apparaîtra jusqu'en décembre.

Considérez chaque réservation comme une ressource de contenu

Les marques hôtelières qui remporteront des contrats auprès des entreprises dans les prochaines années ne seront pas forcément celles qui possèdent les plus grandes salles de réception. Ce seront celles qui pourront montrer, directement sur l'écran du smartphone d'un organisateur, à quoi ressemble leur espace en situation de travail. Chaque réservation d'événement professionnel est une occasion de constituer cette preuve. Filmez-la soigneusement, assurez-vous d'en posséder les droits et diffusez-la tout au long de l'année : un événement réussi ne sera plus un simple événement parmi tant d'autres, mais un outil de vente efficace pendant douze mois.

Le marketing hôtelier moderne repose sur des flux de travail de contenu efficaces qui allient rapidité, cohérence et qualité. En simplifiant les processus d'approbation, en réutilisant le contenu de manière stratégique et en adoptant des outils pratiques, les équipes marketing peuvent créer des expériences client plus enrichissantes, améliorer la cohérence de la marque et répondre plus rapidement à l'évolution des attentes des voyageurs.