Video marketing per eventi aziendali destinati ai marchi del settore alberghiero.

Ogni settimana, hotel, resort e location per eventi ospitano meeting aziendali che rappresentano un investimento di migliaia di dollari: allestimento, illuminazione, catering, intrattenimento e una sala piena di ospiti coinvolti. E ogni settimana, gran parte di questo valore svanisce nel momento in cui l'ultimo partecipante se ne va. L'evento si è svolto, il cliente era soddisfatto e l'unica prova è una manciata di foto scattate con il cellulare.

Per le aziende del settore alberghiero, questa è una delle opportunità di marketing perse più costose. Un singolo evento aziendale ben documentato può alimentare il motore di vendite e marketing di una struttura per un intero anno. Ecco come evitare di lasciarsi sfuggire questo prezioso vantaggio.

Perché i video sono più efficaci delle fotografie per il marketing delle location

Gli organizzatori di eventi non prenotano metri quadrati. Prenotano fiducia. Prima di impegnarsi con una struttura, un organizzatore deve essere certo che lo spazio funzioni a pieno regime: come si muovono gli ospiti, come appare l'illuminazione di sera, come si svolge il servizio di ristorazione senza intoppi, che sensazione si prova quando la sala è piena.

La fotografia statica fatica a rispondere a queste domande. Il video risponde a tutte in una volta. Un filmato di novanta secondi che riassume i momenti salienti di un vero gala aziendale mostra le linee di visuale, l'energia, il personale e l'atmosfera in un modo che nessuna galleria di foto di una stanza vuota può eguagliare. Quando un progettista può vedere uno spazio performante, la trattativa di vendita inizia con diversi passi di anticipo.

Pianifica le riprese in base ai risultati, non all'evento

L'errore più comune che le location commettono con i video degli eventi è quello di noleggiare una telecamera e sperare che vada tutto bene. Il filmato risulta generico perché nessuno ha deciso in anticipo quale dovesse essere il risultato finale.

La soluzione è una tabella di marcia ben definita, concordata prima ancora di iniziare a registrare. Prima dell'evento, elencate tutti gli elementi che il materiale video dovrebbe produrre: un video riassuntivo per il sito web della location, un tour virtuale della sala in uso per i responsabili degli eventi, brevi sequenze verticali per i social media, riprese di repertorio pulite del servizio di cibo e bevande per future proposte e momenti di testimonianza dell'organizzatore, se acconsente a comparire.

Quindi, partendo da quella mappa, si può costruire a ritroso la lista delle inquadrature. Una giornata di riprese pianificata in questo modo produce in genere da otto a dodici elementi distinti. La stessa giornata di riprese, se non pianificata con una mappa, produce un unico risultato facilmente dimenticabile.

Cattura l'esperienza, non solo il palcoscenico.

La copertura mediatica degli eventi aziendali tende a concentrarsi sul palco. Ma il palco è la parte meno convincente della sala per i potenziali clienti di una location. Ciò che vende una struttura è tutto ciò che la circonda: gli arrivi all'ingresso, il personale che prepara la sala tra una sessione e l'altra, il servizio al tavolo in movimento, gli ospiti che fanno networking sulla terrazza, il bar in piena attività.

Istruite la troupe a considerare la location stessa come il protagonista. Quel materiale video sarà effettivamente riutilizzato dal vostro team di vendita, perché appartiene alla struttura e non agli interessi di un singolo cliente.

Ottieni l'accordo di co-marketing per iscritto

Le riprese di un evento aziendale hanno tre proprietari naturali: il cliente che lo ha organizzato, la location che lo ha allestito e la troupe di produzione che le ha girate. Se gestite tempestivamente, rappresentano una risorsa. Se gestite tardivamente, diventano fonte di controversia.

L'approccio più pulito consiste in un semplice accordo di utilizzo prima dell'evento: il cliente riceve i materiali realizzati per il suo pubblico, la location ottiene i diritti sull'atmosfera e sulle riprese della struttura per il proprio marketing, e la presenza di ospiti identificabili o contenuti proprietari rimane soggetta all'approvazione del cliente. Le location che ospitano frequentemente eventi aziendali spesso si spingono oltre e mantengono un partner di produzione a disposizione anziché ingaggiare una nuova troupe per ogni evento.

FireBrand Media, un team specializzato in Produzione di video aziendali a Dallas, struttura il suo lavoro per gli eventi esattamente in questo modo: un giorno dedicato alle riprese, una tabella di marcia concordata in anticipo e i diritti di utilizzo definiti prima, in modo che sia la sede che il cliente aziendale possano effettivamente pubblicare i materiali.

A prescindere da come reclutiate la troupe, il principio rimane lo stesso: decidete chi può usare cosa prima dell'arrivo delle telecamere.

Crea il calendario di distribuzione di dodici mesi

Una volta che le risorse esistono, la differenza tra le piattaforme che ne accrescono il valore e quelle che lo sprecano sta nel calendario. Un ritmo pratico potrebbe essere il seguente: il video riassuntivo viene pubblicato durante gli eventi page e inserito in ogni risposta a una richiesta di offerta (RFP) nella settimana in cui viene consegnata. I contenuti social ridotti vengono rilasciati nel corso del trimestre successivo, anziché tutti in una volta.

Le riprese di supporto (B-roll) rinnovano le presentazioni di vendita e i modelli di proposta. La presentazione pianificata diventa il materiale di follow-up che il team di vendita invia dopo le visite in loco. E a fine anno, i video più significativi di ogni evento vengono combinati in un riepilogo annuale che promuove l'intero programma aziendale della struttura in un'unica soluzione.

Niente di tutto ciò richiede nuove riprese. Richiede solo di decidere, a gennaio, dove ogni elemento apparirà fino a dicembre.

Considera ogni prenotazione come una risorsa di contenuto

I brand del settore dell'ospitalità che si aggiudicheranno gli affari aziendali nei prossimi anni non saranno necessariamente quelli con le sale da ballo più grandi. Saranno quelli in grado di dimostrare, sullo schermo del telefono di un organizzatore di eventi, l'aspetto dei loro spazi quando sono al massimo della forma. Ogni prenotazione aziendale sul vostro calendario è un'opportunità per fornire questa prova. Filmate l'evento con un piano preciso, acquisite i diritti in modo mirato e distribuitelo durante tutto l'anno: in questo modo, un evento di successo smetterà di essere un martedì di marzo e diventerà uno strumento di vendita con una durata di dodici mesi.

Il marketing alberghiero moderno si basa su flussi di lavoro efficienti per la gestione dei contenuti, che bilanciano velocità, coerenza e qualità. Semplificando i processi di approvazione, riutilizzando i contenuti in modo strategico e adottando strumenti pratici, i team di marketing possono creare esperienze più coinvolgenti per gli ospiti, migliorare la coerenza del marchio e rispondere più rapidamente alle mutevoli aspettative dei viaggiatori.