O software de recepção de hotel descreve qualquer software projetado para auxiliar nas tarefas de recepção. Isso inclui vários tipos diferentes de software, incluindo sistemas de gerenciamento de propriedades e sistemas de ponto de venda. Neste artigo, você pode explorar esses tipos de software com mais profundidade, aprender sobre os principais recursos e compreender os principais benefícios.
Índice:
- Como é definida a indústria hoteleira?
- O que é o Departamento de Front Office?
- A Importância do Front Office em um Hotel
- O que é software de recepção de hotel?
- 4 benefícios de usar software de recepção de hotel
- 4 principais recursos do software de recepção de hotel
- 5 exemplos de soluções de software de recepção de hotel
- Investindo em tecnologia de recepção de hotéis
Como é definida a indústria hoteleira?
Antes de explorar completamente os recursos e benefícios do uso hotel software de recepção, é importante esclarecer como a indústria hoteleira é definida. As definições mais aceitas afirmam que a indústria hoteleira é a indústria que envolve o fornecimento de alojamento temporário e de curta duração para hóspedes pagantes. No entanto, é mais amplo do que o seu nome pode sugerir, com uma significado de hotel qualquer alojamento que se enquadra nesta definição básica.
Em outras palavras, a indústria hoteleira não inclui apenas hotéis convencionais, mas também negócios similares, como motéis, casas de férias, apartamentos com serviços, barcos, pousadas, B&Bs, albergues e muito mais.
O "Indústria hoteleira: tudo o que você precisa saber sobre hotéis”Entra em mais detalhes, fornecendo uma definição abrangente da indústria hoteleira e delineando as principais estratégias de marketing, tendências tecnológicas e muito mais.
O que é o Departamento de Front Office?
O departamento de front office de um hotel é o principal responsável por lidar com reservas de quartos, atividades de atribuição de quartos, check-ins e check-out de hóspedes e outras atividades semelhantes. Não só é um departamento que está regularmente em contacto direto com os clientes, como também é o primeiro ponto de contacto para a maioria dos hóspedes.
Algumas das outras funções principais do front office ou recepção do hotel incluem o gerenciamento de registros de hóspedes, atualização e monitoramento do status dos quartos, contato com manutenção hoteleira e pessoal de limpeza e prestação de serviços aos hóspedes. A grande variedade de responsabilidades torna o uso de software de recepção de hotel altamente benéfico para os funcionários.
Para uma viagem típica de hóspede, os hóspedes do hotel provavelmente terão interações online e offline com o front office. Essas interações ocorrerão durante toda a viagem, inclusive antes da chegada, imediatamente na chegada, durante a estadia, na saída do hóspede e até mesmo após a saída da propriedade.
Vídeo: Deveres da recepcionista da recepção | Formação Hoteleira | Recepcionista
A Importância do Front Office em um Hotel
Sendo o principal ponto de contacto dos hóspedes e o primeiro grande ponto de contacto à chegada, o front office é uma das partes mais cruciais de um hotel. hotelaria. De muitas maneiras, os funcionários que trabalham na recepção são vistos como a personificação do hotel, e muitos hóspedes formarão suas primeiras impressões com base nas interações com esses funcionários.
Além de ser altamente visível para os hóspedes, o front office assume algumas das tarefas mais críticas para o sucesso das operações hoteleiras, incluindo reservas e atribuição de quartos. A natureza e a importância variadas dessas tarefas tornam o software de recepção de hotel um investimento sensato, auxiliando com rapidez e precisão.
O que é software de recepção de hotel?
Software de recepção de hotel é um termo genérico para qualquer solução ou sistema de software destinado a auxiliar nas operações de recepção. Alguns softwares de recepção são abrangentes, cobrindo vários aspectos do trabalho de front office, enquanto outras soluções se concentram em tarefas ou responsabilidades mais específicas.
De modo geral, o software de recepção de hotel tem como objetivo ajudar os funcionários a gerenciar dados, acessar informações rapidamente, melhorar a produtividade e aumentar a precisão. O uso de software pode ajudar a agilizar muitas tarefas, e as soluções modernas geralmente possuem um forte componente de automação, permitindo que algumas tarefas sejam executadas com o mínimo de envolvimento humano.
4 benefícios de usar software de recepção de hotel
O software de recepção de hotel é benéfico por vários motivos. Nas seções a seguir, você aprenderá sobre quatro dos benefícios mais importantes de adquirir software desse tipo.
1. Aumente a eficiência
Um dos maiores pontos positivos associados ao software de recepção de hotel é a maior eficiência. Muitas soluções de software nesta categoria permitem que até tarefas complexas sejam realizadas sem esforço em segundos. Algumas tarefas importantes podem até ser parcial ou totalmente automatizadas, reduzindo ou eliminando a necessidade de envolvimento humano.
Tudo isto significa que a sua equipa de front office pode poupar tempo e esforço consideráveis, ao mesmo tempo que responde rapidamente às necessidades dos seus hóspedes. Quando as tarefas podem ser realizadas a partir de um aplicativo fácil de usar com apenas alguns cliques, sua recepção pode fornecer uma experiência mais eficiente ao cliente, resolver problemas prontamente e minimizar os tempos de espera.
2. Melhor armazenamento de dados
Outro grande benefício de usar software de recepção de hotel é a centralização de dados. Isto não só garante que todos saibam onde procurar as informações de que necessitam, mas também significa que podem encontre rapidamente o que procuram e coloque-o em uso o mais rápido possível.
Os dados podem ser compartilhados em todo o hotel e as informações podem ser atualizadas em tempo real, garantindo que a equipe trabalhe sempre com números precisos. Soluções modernas baseadas na nuvem também permitem que os dados sejam acessados em uma ampla variedade de dispositivos, incluindo smartphones e tablets, mesmo que os funcionários estejam fora do hotel naquele momento.
3. Análise do relatório
Um componente-chave da eficácia gestão hoteleira envolve não apenas a criação de relatórios, mas também a análise desses relatórios. Isto permite que um hotel compreenda completamente as áreas de progresso, áreas de regressão e o status atual do negócio. Os relatórios e a análise de relatórios também são importantes para garantir financiamento hoteleiro e fornecer atualizações às partes interessadas.
O software de recepção de hotel pode melhorar quase todos os aspectos de relatórios e análises, desde a criação de relatórios até o exame de dados e a extração das principais conclusões. Se você deseja criar gráficos de receitas, analisar o desempenho dos negócios ou explorar grandes quantidades de dados para identificar as principais tendências, o software de recepção pode ajudar.
4. Reduza erros e custos
Muitas das tarefas pelas quais o front office é responsável sempre exigem precisão. A execução manual de cálculos complexos ou a inserção de dados importantes em um sistema está sujeita a erros humanos. Não somente Isso pode criar confusão dentro de um hotel, mas também pode levar a custos inesperados e até mesmo a problemas jurídicos.
Tecnologia hoteleira pode ajudar muito na redução de erros humanos, sendo o software de recepção de hotel um dos melhores exemplos. Por exemplo, um bom sistema de gestão de receitas pode calcular automaticamente a tarifa ideal do quarto. Em contraste, um bom sistema de ponto de venda pode manter automaticamente os dados atualizados à medida que as transações ocorrem.
4 principais recursos do software de recepção de hotel
Nas seções a seguir, você descobrirá quatro recursos principais que o software de recepção de hotel deve oferecer.
1. Criação de perfil de cliente
Os hóspedes dos hotéis modernos querem ser tratados como indivíduos e não como clientes genéricos, por isso a sua oferta deve ser adaptada a cada pessoa. Conseguir isso exige que você colete dados valiosos do cliente e mantenha tudo organizado, por isso é tão importante que o software de recepção de hotel permita a criação de perfis de hóspedes.
Uma vez criados os perfis dos hóspedes, os hotéis podem coletar e armazenar informações sobre as preferências de cada indivíduo, serviços solicitados e interações com a equipe do hotel. Isso torna muito mais fácil entender as diferentes necessidades de seus hóspedes e ajustar sua oferta para atender e superar suas expectativas.
2. Gerenciamento de tarefas do hotel
Tudo departamentos de hotel exigem a capacidade de gerenciar tarefas de forma eficaz, especialmente para a recepção do hotel. Investir em software de recepção de hotel com uma forte oferta de gerenciamento de tarefas é essencial.
Alguns recursos que você deve esperar aqui incluem a capacidade de alocar tarefas específicas a indivíduos, realocar tarefas após terem sido alocadas e a opção para os membros da equipe fornecerem atualizações de status. Uma boa funcionalidade de gerenciamento de tarefas permite saber o que precisa ser feito e o status atual de cada tarefa.
3. Comunicação e Solicitações
A comunicação está no centro de qualquer hotel de sucesso, por isso qualquer bom proprietário do hotel investirá suficientemente em soluções que facilitem a comunicação. O software de recepção de hotel é um ótimo exemplo de solução que auxilia nisso, pois pode permitir o envio de mensagens, instruções, relatórios e atualizações de status entre funcionários.
Muitos pacotes de software de recepção também ajudam o escritório a se comunicar com os hóspedes de maneira mais eficaz. Ao mesmo tempo, pode haver necessidade de envio de solicitações, como solicitações de pagamento, ou solicitações de execução de determinadas ações. O software pode ajudar nisso e até automatizar muitas dessas solicitações.
4. Funcionalidade de check-in de convidados
Para a equipe de recepção, o check-in dos hóspedes é uma grande responsabilidade, e é vital investir em um software de recepção de hotel que permita check-ins rápidos, fáceis e descomplicados.
Algumas das melhores opções de software podem potencialmente ajudar a facilitar os processos de check-in convencionais, bem como check-ins de autoatendimento e check-ins sem contato. Fundamentalmente, o software de alta qualidade também permitirá que os funcionários realizem procedimentos de check-in rapidamente, o que ajuda a minimizar o atrito e a otimizar as primeiras impressões.
5 exemplos de soluções de software de recepção de hotel
Conforme afirmado anteriormente, o software de recepção de hotel pode assumir muitas formas diferentes. Nas seções abaixo, você aprenderá sobre cinco dos tipos de software de recepção mais importantes do mercado.
1. Sistema de gestão de propriedade (PMS)
Um sistema de gerenciamento de propriedade, ou PMS, é um exemplo de software de recepção de hotel, mas pode ser considerado uma solução abrangente e completa para o gerenciamento de um hotel. Ele permite que os usuários gerenciar ou executar tarefas relacionadas a vendas, marketing, gerenciamento de receitas, operações de front office, deveres de limpeza, e muito mais.
No "5 dicas essenciais para escolher o sistema de gerenciamento de propriedades certo”, você não só poderá aprender mais sobre o que é um PMS, como também terá acesso a conselhos para selecionar a melhor solução para suas necessidades.
2. Sistema de gerenciamento de receita (RMS)
Um sistema de gestão de receitas é uma ferramenta que permite aos hotéis analisar dados, antecipar de forma inteligente os níveis de procura e ajustar as tarifas para maximizar as receitas. É um dos principais exemplos de hotelaria software de recepção, auxiliando nas estratégias de preços e distribuição para aumentar a geração de receita, lucro e seu orçamento hoteleiro.
No "Revenue Management System (RMS): Quais são as vantagens?”No artigo, você pode aprender como funcionam os sistemas de gerenciamento de receitas e compreender os benefícios para um proprietário de hotel moderno que busca maximizar os lucros.
3. Sistema de gerenciamento de canais (CMS)
Um sistema de gerenciamento de canais é usado para gerenciar e otimizar sua estratégia de distribuição. Ele permite automatizar muitas tarefas associadas à atualização de preços e disponibilidade em vários canais, como agências de viagens on-line, mecanismos de metabusca de hotéis e o site do seu próprio hotel.
Um bom gestor de canais será capaz de se conectar ao seu sistema de gestão de propriedades e motor de reservas, para que as informações sobre disponibilidade e tarifas sejam atualizadas em todas as plataformas em tempo real. O software de gerenciamento de canais pode evitar problemas como reservas duplicadas e garantir que você maximize a demanda por seus quartos de hotel.
4. Software de limpeza
O software de limpeza é um investimento crucial para os hotéis modernos, permitindo uma gestão adequada das tarefas de limpeza. Isto significa identificar os quartos que precisam ser limpos ou os itens que precisam ser reabastecidos, criando uma lista de tarefas necessárias, alocando tarefas a funcionários específicos e recebendo atualizações de status em tempo real.
Freqüentemente, o software de limpeza permite um gerenciamento mais amplo da equipe de limpeza, como o gerenciamento da agenda dos funcionários e das informações da folha de pagamento. As soluções de housekeeping ajudam a melhorar a comunicação não apenas dentro do próprio departamento, mas também com outras equipes, como vendas, marketing e pessoal de manutenção.
5. Sistema de Ponto de Venda (POS)
Um sistema de ponto de venda, ou sistema POS, é uma solução que permite processar pagamentos. Normalmente facilita múltiplas opções de pagamento, permitindo aos usuários verificar informações importantes, como níveis de estoque e dados de preços. Um sistema POS também pode se conectar com marketing de hoteldados de vendas e distribuição.
No "Sistemas POS: Visão geral e importância na indústria da hospitalidade” artigo, você pode aprender mais sobre como funcionam os sistemas de ponto de venda e como eles podem ajudar com operações hoteleiras e a experiência do hóspede. No processo, você também terá uma noção mais clara de seu valor como forma de software de recepção de hotel.
Vídeo: Principais recursos de um sistema de ponto de venda
Investindo em tecnologia de recepção de hotéis
Além de investir no software de recepção de hotel certo, outras soluções tecnológicas podem melhorar as operações de recepção. Os exemplos incluem tecnologia de autoatendimento, chatbots de hotéis com tecnologia de IA e aplicativos móveis dedicados. Às vezes, as recepções dos hotéis até implantam robôs para realizar tarefas importantes.
No "Tecnologia Front Office: A mais recente tecnologia para o departamento de recepção” artigo, você pode aprender mais sobre as diversas soluções de tecnologia disponíveis e como elas contribuem para os front offices em todo o mundo.
Perguntas frequentes sobre software de recepção de hotel
A recepção do hotel é a cara do seu negócio e o primeiro ponto de contacto dos hóspedes, por isso é importante fornecer ferramentas para garantir o bom funcionamento do departamento. Com o software de recepção de hotel certo, você pode aumentar a eficiência, melhorar o gerenciamento de dados, aprimorar a comunicação e garantir que sua equipe esteja trabalhando a todo vapor.
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Revfine.com é uma plataforma de conhecimento para a indústria de hospitalidade e viagens. Os profissionais usam nossos insights, estratégias e dicas práticas para se inspirar, otimizar receitas, inovar processos e melhorar a experiência do cliente. Você pode encontrar todos dicas de hotéis e hospitalidade nas categorias Gestão de Receitas, Marketing e Distribuição, Operações Hoteleiras, Pessoal e Carreira, Tecnologia e Programas.Este artigo foi escrito por:
Olá, sou Martijn Barten, fundador da Revfine.com. Com 20 anos de experiência no setor hoteleiro, sou especialista em otimizar receitas combinando revenue management com estratégias de marketing. Desenvolvi, implementei e gerenciei com sucesso revenue management e estratégias de marketing para propriedades individuais e portfólios de múltiplas propriedades.
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